Как правильно прошить документы для департамента

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки. Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив.

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным. Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Как правильно сшить документы и заверить

Одним из требований к оформлению архивных дел является переплет раздел 3. Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ архивных дел с длительным сроком хранения.

Часто такие работы выполняют типографии или государственные архивы. Эти услуги оказывают платно. Полезные рекомендации:. Так как не было более позднего переизданного ГОСТа, то этот порядок действует в настоящее время.

Одним из требований ГОСТа является применение картона толщиной от 0,35 до 1,50 мм. Корешок самой обложки должен быть шириной 40 мм и гибким. Обложки дел длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку. На лицевой стороне должно быть содержание. Его можно напечатать или вписать от руки. Второй способ более удобный, поэтому его выбирает большинство компаний.

Как выглядит титульный лист, смотрите на образце ниже. Правила сшивания документов из ГОСТа для классического архивного переплета требуют использовать картон. Переплет делают на основании ГОСТ Кстати, появились новые правила, по которым для сотрудников и налоговой надо оформлять копии документов и выписки из них. Твердая обложка может быть из картона, а может быть из бумвинила. Картон компании вправе применять для дел по личному составу.

Обложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, а также для договоров и соглашений. Для каждого вида документов можно использовать обложку разного цвета.

Например, для приказов красную, а для соглашений зеленую или синюю. На корешок таких дел наносят золотое тиснение с номером дела и номером первого и последнего документа в деле. Еще по теме в электронном журнале :. Разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Обратите внимание, что такое оформление обязательно только для дел с длительным сроком хранения. Однако, такой способ дорогостоящий. Способ вправе не использовать организации, которые не являются источником комплектования государственного архива.

Бухгалтерскую документацию можно переплетать в мягкую обложку на 4 прокола. Как правильно сшивать такие дела в 4 дырки? Отвечаем — используя специальные настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, приспособление для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов.

Если организация не сдает документы на хранение в государственный архив, то можно распечатать титульный лист и приклеить на клей ПВА. Если в делопроизводстве есть правило, что документы подлежат сдаче в госархив, то, как правило, требуется оформление титульного листа от руки. Это связано с тем, что печатный текст выцветает. Правила скрепления документов разрешают заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Но есть и ограничения. Когда сшиваете дела, не используйте:.

Если текст от руки пишут на обложке, необходимо соблюдать отступ от краев не менее 5 сантиметров. Перед тем, как сшивать листы в дела, проверьте, все ли правила вы учли. Приведем основные моменты:. В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению.

Разобраться поможет таблица. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела. Обратите внимание — на три отверстия можно прошить документы только для пользования. Например, копии документов, которые предоставляют третьим лицам. Архивная копия — документ, который воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная копия документа предполагает снятие копии с документа и заверение ее в установленном порядке. Копирование документов из архива организации по заявкам пользователей производят по разрешению руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица. Копии бумаг пересылаются в адрес той организации, по запросу которой их изготовили, или выдаю под роспись. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе с электронных документов, проставляют архивные шифры.

Отметки делают на обороте каждого листа копии. Также надо поставить и заверительную надпись и печать. Их проставляют на обороте последнего листа копии.

Если архивная копия многостраничная, прошить ее можно нитками в три прокола. Вам понадобится — нитка, длинная игла или шило. Эксперты Системы Главбух объясняют, как сдавать копии документов налоговикам. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:. Кроме того на копиях можно ставить печати, но это не обязательно.

Если у организации несколько печатей, для заверения копий можно выбрать любую например, основную печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3. Сначала листы складываем ровно, и чтобы они не разошлись при прошивке, закрепляем их по краям канцелярским зажимом потом его уберем. Начинаем вести иглу с изнаночной стороны с центрального прокола, оставив хвостик нитки. Затем продеваем в верхний прокол, возвращая иглу в центральный прокол с изнаночной стороны.

Затем по лицевой стороне проводим нитку в нижний прокол и делаем с изнанки петельку и отрезаем второй хвостик. Объем не более листов. На листах проставляют арабскими цифрами сплошную нумерацию, начиная с единицы. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивают бумажную наклейку.

Делают ее в виде прямоугольника с размером примерно мм на мм. Образец — ниже. Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на ,5 см.

На бумажной наклейке проставляют заверительную надпись, в которой указывают количество пронумерованных листов. Делают это арабскими цифрами и прописью. На заверительной надписи ставят печать организации при наличии.

На два прокола документы лучше не сшивать, так как такой способ не обеспечивает надежность сшива. На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться. Как правильно сшивать документы нитками в 2, 3, 4 отверстия мы показали на примерах и образцах. Для разных видов дел правила отличаются. Поэтому, прежде чем сшить документы и передать в архив, посмотрите нашу подробную инструкцию. Полное оформление дел Частичное оформление дел Подшивка или переплет дела; Нумерация листов дела; Составление листа-заверителя; Составление внутренней описи документов, если она нужна; Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела.

Систематизация документов в деле не обязательна; Нумерацию можно не наносить; Составление заверительного листа не требуется; Оформление титульного листа обязательно; Подшивка в папку. Объем сшива Количество проколов Заверительная надпись Оформление заверительной надписи Оформление печати Объем не более листов. На листах проставляют арабскими цифрами сплошную нумерацию, начиная с единицы все листы в сшиве прошивают на прокола прочной нитью.

За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на ,5 см На бумажной наклейке проставляют заверительную надпись, в которой указывают количество пронумерованных листов. Узнать больше На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 Статьи по теме: Заявление на материальную помощь: образец года 2 способа заполнить табель: какой удобнее для бухгалтера Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки Какие плюсы и минусы электронных трудовых книжек Форма СЗИ-ТД образец заполнения в году.

Простите, что прерываем ваше чтение. Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты. У меня есть пароль. Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Оставьте первый комментарий. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале. Будьте в курсе!

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным. Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы. Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию. У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом.

Прошить документы в 3 дырки схема

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела оформление всех необходимых элементов обложки. В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел. Если срок хранения дела составляет менее 10 лет , то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

Инструкция: как сшивать документы нитками в 2, 3, 4 дырки

Как правильно сшить документы и заверить их для налоговой проверки мы расскажем в этой статье. Налоговые инспекторы при проведении налоговых проверок вправе потребовать от компании представить документы, связанные с уплатой налогов. Согласно требованиям статьи 93 Налогового кодекса, копии бумажных документов при передаче налоговикам должны быть заверены. При этом инспекторы нередко запрашивают многостраничные документы. Вы можете заверять либо каждую копию такого документа в отдельности либо прошить многостраничный документ и заверить его целиком. Мы расскажем, как правильно прошить документы нитками. Прошивка документов должна отвечать установленным требованиям. Объем сшиваемых документов не должен превышать листов.

Как правильно прошивать и заверять документы

Одним из требований к оформлению архивных дел является переплет раздел 3. Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ архивных дел с длительным сроком хранения. Часто такие работы выполняют типографии или государственные архивы. Эти услуги оказывают платно.

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

.

Прошить документ в 4 дырки фото

.

Оформление дела

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. portuma

    И тут Жорик понял что с этой ЕБАНОЙ ПОМОЙКИ НАДО НАХУЙ ТИКАТЬ! и это понял инертный ленивый Жорик которому все похер.по тому что какой то мудак??росчерком пера совершыл прецидент которого в зап.цивилизации не было с 45 года! Так что еще их величествам в голову прийдет ,блядь? И нахер потом отменять? уси надбання демократии слону под хвост-ура диктатуре пол пота рошеновского: нет,я понимаю что мир здеградировал на столько что и бабы от свободы 20века ислам принимают и чеченские пастухи могут халифами ядерной державы становится и по миллиону в год зверья напускать-все молчят но.тикать надо! ЗАЕБАЛО??????????????

  2. Октябрина

    Опис державних символів України та порядок їх використання встановлюються законом, що приймається не менш як двома третинами від конституційного складу ВРУ.

  3. keylema

    Сидит с умной мордой про законы рассказывает исключительно для обычных простых людей ты юрист в реальность за глине там на все эти законы что ты расказываешь чиновники срать на них хотели все через деньги много денег там у бюрократов свои законы просто вы людей за быдло держите сука такие как Стивен Сигал не хуя не говорящие по русски прям по прилету в аэропорту паспорт РФ получают а ты тут про законы лучше расскажи как такие неговорящие по русски и не хуя не жили не в СССР не в РФ так быстро получают паспорта или какой-то отдельный закон писан

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных