Инструкция как хранить долговременные документы по срокам хранения

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

В результате деятельности любой организации в течение года образуется большое количество документов, совокупность которых составляет ее документальный фонд. Многие считают, что архивному хранению по установленным правилам подлежат только документы государственных организаций. Но общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества также обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено ст. N ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и ст.

Активировать демодоступ. В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании.

Не менее 1 года при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет. Бухгалтерские учетные регистры главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др. Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль.

Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения

В результате деятельности любой организации в течение года образуется большое количество документов, совокупность которых составляет ее документальный фонд. Многие считают, что архивному хранению по установленным правилам подлежат только документы государственных организаций. Но общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества также обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено ст. N ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и ст.

N ФЗ "Об акционерных обществах". Не все документы имеют одинаковую историческую, научную, культурную и иную ценность, поэтому сроки хранения документов различны. Для определения конкретных сроков хранения кадровых документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября г.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в г. В то же время для некоторых кадровых документов расчет срока хранения будет иметь свои особенности, а также может быть установлен более длительный или более короткий временной срок.

В графе 1 таблицы Перечня указывается номер его статьи. В графе 2 таблицы дается обобщенное наименование каждого вида документа, а не конкретные наименования документов. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят в организации.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:. Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:. Подлинные личные документы трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства.

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет. Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения.

Причем дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического их использования. Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Снижать сроки хранения, установленные Перечнем, организация не может.

В то же время исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа.

Размер штрафа составляет от до руб. Предприятие или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие или непредставление документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники ст.

Поэтому для документов, помимо определения сроков хранения, необходимо обеспечить еще и соответствующие условия хранения, которые позволят хранить документы в систематизированном порядке и осуществлять оперативный поиск нужной информации.

Наиболее ценная часть документального фонда организации составляет архивный фонд, который должен поступать на хранение в государственный архив. В нашей стране начиная с г. Однако помимо этих архивных учреждений в каждой организации должен быть свой архив - архив организации. Такой архив носит наименование "ведомственный архив". Законодательство РФ устанавливает, что для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Близкими к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению являются архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда Российской Федерации. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива. Ведомственный архив составляет часть Государственного архивного фонда РФ, является источником его пополнения, но не входит в систему Государственной архивной службы. Под ведомственным архивом понимается и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного срока хранения.

Даже если в штатном расписании не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом компетентного работника, ответственного за архив, из числа штатных сотрудников. Если организация решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт.

Таким документом могут быть, например, правила хранения документов, утвержденные приказом руководителя организации. В нем необходимо определить:. Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Для этого создаются такие организационные документы, как положение об архиве организации и должностная инструкция архивариуса. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла. Размещение документов в государственных и архивах организаций отличается.

Это вызвано тем, что в одном государственном архиве могут храниться дела постоянного срока хранения различных отраслей народного хозяйства, в то время как ведомственный архив или архив организации хранит дела одной отрасли или конкретной организации. Дела в ведомственном архиве можно размещать двумя способами. Первый способ предполагает размещение дел по структурным подразделениям то есть дела одного структурного подразделения хранятся вместе.

Данный способ удобен для документов постоянного и долговременного срока хранения и облегчает дальнейший поиск. Второй способ предусматривает размещение дел по срокам хранения. Так, в целях экономии площади дела временного хранения лучше размещать не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. В этом случае дела всех структурных подразделений за один год, имеющие срок хранения 5 лет, хранятся вместе.

Наиболее стабильный комплекс документов с долговременными сроками хранения можно размещать в дальней комнате или на дальнем стеллаже. В соответствии с правилами стеллажи нумеруются слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние стоящие торцами к стене и односторонние расположенные вдоль стены. В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, написанными краской. В последнее время для размещения документов в архиве используются передвижные стеллажи. По сравнению со стационарными стеллажами и обычными шкафами они позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить площадь архива при сохранении прежней вместимости.

Вся площадь занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи передвигаются по рельсам из сплава алюминия, межрельсовое пространство закрывается фальшполом из ламинированной фанеры. Собственный вес стеллажей невелик благодаря использованию тонкого 0,7 - 0,8 мм металла, что очень важно при установке стеллажей в помещениях, не имеющих специальных межэтажных перекрытий.

Легкость передвижения стеллажей практически не зависит от веса хранимых материалов. С помощью предварительного проектирования подбор высоты стеллажей, количества полок и т. Для быстрого поиска документов в архивах используются постеллажные указатели. Форма карточки постеллажного указателя установлена в нормативном документе "Основные правила работы архивов организаций" г. При заполнении карточки используется и ее оборотная сторона.

Если на одной карточке не уместились все сведения по конкретному стеллажу, заполняется следующая карточка. Все карточки, относящиеся к одному стеллажу, скрепляются вместе и хранятся в специальных ящиках с разделителями или заносятся в автоматизированную информационно-поисковую систему.

Таким образом, для фирмы, которая решила организовать собственный архив, основные затраты по хранению документов будут включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги поддержание необходимой температуры, влажности и т.

Однако в настоящее время появился еще один способ хранения документов - хранение документов вне офиса. Данное хранение документов осуществляется специальной компанией - архивом, которая берет на себя все функции, связанные с организацией хранения документов, их систематизацией и дальнейшим использованием. Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.

Обычно он составляет 75 лет. Если вы заботитесь о надежности и эффективности хранения документов, но не обладаете специальными знаниями в области архивации документов, в вашем штатном расписании не предусмотрена должность архивариуса или просто аренда дополнительного помещения под архив слишком дорогое удовольствие для вашей компании, внеофисное хранение может стать решением проблемы.

В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС пп.

Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. Документы и информация в таком архиве хранятся в безопасном помещении с круглосуточной охраной. Допуск посторонних лиц в хранилище запрещен, а клиенты посещают хранилище только в сопровождении сотрудника архива. Доступ к документам осуществляется по запросам клиентов. Архив предлагает транспортные средства, которые доставят документы вовремя вне зависимости от того, насколько срочно они вам нужны.

В отличие от старой и не всегда эффективной картотечной системы поиска документов, в организациях, обеспечивающих внеофисное хранение документов, отдельным папкам или целым коробкам с документами присваивается уникальный штрихкодовый номер. Этот штрихкодовый номер может быть привязан к используемому в организации идентификационному номеру или названию папки, внесенному в базу данных клиента.

Наличие на архивной коробке только штрихкода обеспечивает анонимность клиентов. Вы можете хранить не только документы постоянного срока хранения, но и документы временного срока хранения, необходимые в дальнейшей работе, но занимающие много места, например бухгалтерские документы.

Компьютерная система поиска позволяет найти любую папку в течение нескольких минут. Также в любой момент времени можно узнать:. Компании, специализирующиеся на услугах внеофисного хранения документов, не только сами подготовят дела к дальнейшему хранению, но и в случае истечения срока хранения дел произведут их уничтожение. При заключении договора и проведении первичной архивной обработки документов определяется, какие из них нужно будет уничтожить по истечении определенного времени.

Эта информация вносится в базу данных, и перед наступлением обозначенного срока компьютер выдает сообщение. Компания сообщает, что у определенных документов истекает срок хранения, и после получения подтверждения о необходимости уничтожения составляется акт, и документы уничтожаются.

При желании представитель организации-заказчика может присутствовать при этой процедуре.

Инструкция как хранить долговременные документы по срокам хранения

Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах либо против науки, государства, общества, отдельных лиц и т. Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие. Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Сроки хранения документов

Не менее 1 года при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет. Бухгалтерские учетные регистры главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др. Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже.

Документы временного хранения

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Сроки и способы хранения кадровой документации

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения до 10 лет включительно приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т. Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Разделы: Администрирование школы.

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Снижать сроки хранения, установленные Перечнем, организация не может. В то же время исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации.

Документы долговременного хранения срока

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. destbeakucon

    Тарас подскажите в какой валюте откладывать гроши на ЧЁРНЫЙ ДЕНЬ! Спасибо УДАЧИ!

  2. feukorep

    Как не платить штраф за неоформленных работников,я думаю нужно спросить у Парашенка,на его рошене 50 неоформленных и ничего и так сойдёт.

  3. Аполлинария

    Как это работает в течение года?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных